地方での展示会ブースづくりで「東京の業者」に依頼するときの注意点

地方での展示会ブースを作るとき、いつも付き合いがある東京の業者に依頼しようと考える方も多くいるでしょう。ですが地方での展示会となると、東京で行うものとは勝手が違う部分も出てきます。

そこで業者に依頼するときにはどのような点に注意したらいいのか把握したうえで、より良い展示会ブースを作成するためのポイントを押さえていくことが大切です。

地域別の特徴を捉えることが大切！

展示会ブースにおけるポイントの1つが、来場してくれた方に魅力を伝えられるかどうかという点です。魅力を伝えるためには、来場者の特徴などを把握したうえでセッティングをしていく必要が出てきます。

そこでポイントになるのが、ターゲットとなる地域の方々の傾向を掴めているのかという点です。普段は東京都を中心に仕事をしている業者の場合、地方の来場者の特徴を理解していないこともあります。一方で普段から地方で業務を行っているところなら、地域ならではの特徴を活かして展示会のセッティングができます。 場所が変われば人によって求めているものの傾向が異なってくるのは当たり前のことです。

そのような特徴を掴んだうえで展示会ブースを作っていくことで、より高い効果につなげやすくなるのです。その土地ごとの市場調査を踏まえたセッティングが求められるからこそ、地元の業者に頼んだほうが有利なケースも多く見られます。来場者の特徴も踏まえて、依頼する業者を決めるようにしましょう。

業者側の交通費も料金にプラスされる！

東京の業者に地方の展示会ブースのセッティングなどを頼むときの注意点の1つに、交通費の問題があげられます。実際に東京の業者に地方まで行ってもらう場合には、その分の交通費が料金にプラスされることになります。一方で地方の業者に依頼するのであれば、交通費を最小限に抑えることにつながります。

普段から付き合いのある東京の業者であれば、依頼しやすいということもあるでしょう。ですが場所によっては、交通費の出費が多くなってしまうこともあるので事前に確認することが大切です。 さらに日帰りできないような場所の場合には、交通費だけではなく宿泊費の負担が必要になるケースも見られます。人数分の宿泊費や食費の負担を考えた場合、その地域のところに依頼するより倍以上のお金がかかるかもしれません。

シミュレーションを行ったうえで、どのような形で展示会ブースの依頼をするのか考えていくことが必要です。さまざまな視点から考えて判断することが大切です。

打ち合わせのしやすさは魅力の1つ

地方の展示会ブースのセッティングを東京の業者に依頼すると、交通費や地域性が把握できていないなどのデメリットが見られます。ですが普段から付き合いのあるところに依頼することならではのメリットも存在しています。

そのメリットというのが、こちらの意向をくみ取ってもらいやすいという点です。普段から付き合いのあるところなら、何度も展示会をサポートしてもらっていることでアピールしたい点などを考慮したうえでセッティングをしてもらえます。 一方で初めて取引を行う地方の業者に依頼すると、イメージしているのと違うセッティングになってしまうかもしれません。

また会社の近くの東京の業者に依頼するのであれば、直接会って打ち合わせもしやすくなります。しかし地方の業者に依頼すると、直接会って打ち合わせができるのが直前のみというケースも見られます。トータルで考えて、どのようなところを選択するのがベストなのか検討していくことが大切です。

地方の展示会ブースのセッティングは、普段から付き合いのある東京の業者に依頼すると交通費が高いなどのデメリットがあります。一方で打ち合わせは東京のところのほうがしやすいというメリットもあるので、状況に合わせて依頼先を決めることも必要です。