展示会でセミナーを成功させたい！セミナー運営の流れ

展示会でセミナーを成功させるためのポイントを知りたいとは思いませんか。何度かセミナーを開催していても手ごたえを感じないという場合もあることでしょう。本記事では、展示会のセミナーにおける運営の流れについて解説します。展示会の開催を検討している、または予定している会社にお勤めの方は、ぜひご一読ください。

まずはセミナーの企画・立案から始めよう！

展示会でのセミナーは、自社のブースの集客力を上げる手段の1つです。当然ですが、セミナーが不充分なものだと期待した効果は得られません。セミナーを活用して展示会を成功させたいのであれば、セミナーの企画・立案をしっかり行いましょう。

セミナーの内容を検討する

最初に検討することは、何を内容にしてセミナーを開催するのかです。セミナーの内容は、展示会の目的と大きく関わります。見込み客を多く集めてリストの獲得を目指すのか、自社の認知度の向上を目指すのか、既存顧客を招いてより強い関係性を構築するのか。これらのすべてを目的とすることもできますが、その場合でも優先度はあるはずです。展示会の主たる目的を達成できるような内容を選びましょう。

特別な情報を提供する

セミナーの参加者は貴重な時間を割いて参加しており、セミナーで何か特別な情報が得られるという期待を持っています。参加者の期待に応えられるよう、新商品やサービスの特徴・実際の活用事例などの情報を織り込んで興味を引きましょう。ただし、セミナーですべての説明をしてしまうと参加者が満足して去ってしまうかもしれません。セミナー後にブースに誘引するためには、情報をいくらか絞って伝える方法も有効です。

セミナーのための集客もしよう

展示会のセミナーは、展示会の来場者を対象とするものですが、事前に集客せずに当日の来場者だけで開催するのは無謀です。事前集客にも力を入れましょう。

既存顧客への案内

既存顧客も対象とするセミナーであれば、事前に告知して申し込みを募りましょう。既存顧客であれば、展示会の開催を営業担当者が訪問時に伝えることもできれば、案内状やメールで伝えることもできます。参加率を上げるためには、一度伝えて終わりにするのではなく、参加を促すような声かけをすることも大切です。

既存顧客以外への案内

既存顧客以外に対して参加者を募集する場合は、自社のWebサイトやSNSなどを利用しましょう。有料の広告を掲載する方法もありますが、費用対効果を考えたうえで実行してください。

セミナー前に準備を徹底しよう

展示会でのセミナーが成功するかどうかは、事前の準備にかかっています。当日になってトラブルに見舞われないよう、準備を徹底しましょう。準備するべきおもな事項は、使用する機材、セミナーの資料、スタッフの対応マニュアルの3点です。

使用する機材の手配

展示会の備品として提供される機材を確認したうえで、別途必要な機材があれば手配しましょう。セミナーで使用する機材としては、パソコン・モニターのほかにもマイクやスピーカーといった音響機材などがあります。自社で所有していればとくに問題はありませんが、レンタルする場合は早目に手配することが望ましいです。ブースの設計自体も集客力に関わるため、よりよい結果を求めるのであれば展示会業者を利用するのも1つの方法です。

セミナーの資料の作成

セミナーで発表するための資料・原稿のほか、場合によっては配付資料やアンケートの作成も必要になります。セミナーを成功させ、引いては展示会を成功に導くために重要な点なので、企画時に決めた内容や時間に従ってしっかり作り込みましょう。

スタッフの対応マニュアルの作成

セミナーを開催する際は、来場者に対する呼び込みや参加者の誘導、資料・アンケートの配付などを役割分担して手際よく行うことが望まれます。マニュアルの作成は必須とはいえませんが、スタッフの認識を一致させるのに役立ち、次回の展示会に向けてノウハウを形として残せるためおすすめします。

まとめ

展示会でのセミナーの運用の流れについて解説しました。セミナー自体は所定の時間が経過すれば終了しますが、成約という結果につなげるためには無事に終わったことを喜んでいる場合ではありません。参加者へのアフターフォローが重要なので、交換した名刺をもとに素早く連絡を取ってください。セミナーはあくまで展示会を成功させるための1つの手段です。展示会の目的を達成できるセミナーを作り上げましょう。