展示会で交換した名刺はどうやって活かす？保管方法も解説

展示会で名刺を集めたものの、保管したまま放置している方もいるのではないでしょうか？多数の名刺を獲得しても受注につながらないのは、名刺を有効活用できていないことが原因かも知れません。そこで今回は、展示会で獲得した名刺の活用方法について解説します。名刺の保管方法もお教えするので参考にしてくださいね。

展示会の目的を名刺交換にしてはいけない？

展示会への出展は一度にたくさんの名刺を獲得できることから、見込み顧客を集める効果的なマーケティングの手段です。しかし、展示会の目的を名刺交換にしてはいけません。展示会の出展目標として名刺の獲得枚数をあげる企業もありますが、展示会の来場者は情報収集を目的としている人が大多数のため、たくさん名刺があっても活用できないことがあります。

つまり、名刺をたくさん獲得しても、最終的に自社が提供する商品やサービスの受注につながらなければ意味がないのです。名刺の数を目的にしてしまうと、肝心のターゲットとなる顧客がどれくらいいるか、どれだけ商談や受注につながったのか、見えづらくなるので注意しましょう。

多くの企業では展示会で名刺を獲得した後も、いくつかのプロセスを得て受注に至ります。そのため、展示会終了後も中長期的にフォローを行うことが重要です。展示会に出展する際は、企画の段階から、展示会終了後のフォロー、受注までを意識した流れをつくっておきましょう。名刺獲得枚数だけでなく、アポ取得数、案件化数、受注数といった、各プロセスに対して目標設定しておくことが大切です。しっかりと目標設定しておけば、迷いなく最終ゴールに向かって進めます。

獲得した名刺をどうやって活かす？名刺活用術とは

展示会出展から受注につなげるためには、獲得した名刺を見込み顧客として捉えて、中長期的にフォローを行い、自社の商品やサービスに対する関心を高めていくことが大切です。そこで、名刺活用術について解説します。

お礼メールを送る

獲得した名刺を活用するためにも、まずは展示会終了後すぐに来場者にお礼メールを送りましょう。展示会では多くの人が集まるため、名刺交換をしても相手の氏名や会社名を正確に覚えておくのは難しいものです。そこでお礼メールを送り、思い出してもらうようにします。お礼メールの内容には、商品やサービスの情報だけでなく、ホームページへの誘導など行動喚起を促す要素を入れておくのがおすすめです。

見込み度別に仕分けする

獲得した名刺は見込み度別に仕分けします。見込み度別に仕分けるには、ヒアリングやアンケートを通じて、BANT条件を確認しておきましょう。BANTとは、Budget（予算）Authority（決済権）Needs（必要性）Timeframe（導入時期）から頭文字をとったものです。それぞれの項目を明らかにすることで、ニーズがあるのか、購入を検討しているのかなど見込み度がわかります。詳細に把握できれば、それをもとに効果的なフォローアップができるでしょう。

名刺を上手に保管しよう！今後に活かせる保管方法

展示会で集めた名刺はそのまま保管するのではなく、データ化するのが最適です。データ化すれば、顧客の名前や会社名などの情報、行動履歴、ステータスなど一元管理できるほか、名刺を探す手間が減り、求めている情報にいつでもアクセスできます。展示会終了後のフォローで一番多い失敗は、集めた名刺すべてに対して同じフォローをしてしまうことです。しかし、すべてに手厚いフォローを行うと多大な時間と労力がかかり、受注までのコストを押し上げてしまいます。

名刺をデータ化しておけば、顧客情報を社内で共有できるのでタイミングよくアプローチができるのです。また、情報入力も簡単にできるので見込み顧客や休眠顧客の発掘も可能になります。名刺アプリや名刺管理ソフトなどのツールを使えば簡単にデータ化でき、顧客リストとして最大限に活用できます。営業を効率化するためにも名刺情報はデータ化して保管しましょう。

まとめ

展示会で名刺を集める大きな目的は見込み顧客を獲得することです。しかし、名刺を得ても実際の受注に至るまでには中長期的なフォローが欠かせません。継続したフォローを行うためにも、名刺はデータ管理し、顧客情報を取り扱いやすくしておきましょう。また、見込み度で顧客を仕分けしておけば、最適なタイミングでアプローチができるので効果的に受注につなげられます。本記事を参考に名刺を有効活用して営業成果を最大化しましょう。