展示会のブース設営時に立ち会いは必要？

展示会の成功を左右する重要な要素のひとつが、ブース設営です。しかし、設営時に立ち会うべきか迷う人も多いのではないでしょうか。立ち会いには手間がかかる一方で、レイアウトや細部の確認やスムーズな調整など多くのメリットもあります。本記事では、ブース設営時に立ち会う必要性や当日やるべきことについて詳しく解説します。

ブース設営時に立ち会いは必要なのか

展示ブースを装飾業者に依頼する場合、立ち会いの必要は基本的にありません。業者は展示物の設営を自社で行うため、作業自体には専門的なノウハウがあります。設営の過程をすべて見る必要はなく、業者が予定通りに作業を進めているか、または完了した時点で確認するのが一番よいでしょう。しかし、いくら立ち会い自体が必要ないといっても、業者に依頼した場合でも事前にいくつかのポイントを確認しておくことは重要です。

ポイントのひとつとして、設営予定時刻を確認することが挙げられます。設営が遅れると、最終チェックの時間が足りなくなる可能性もあるため、予定が遅れることなく進行するように、余裕をもったスケジュールを意識しておきましょう。また、業者が提供する機材、ディスプレイや音響設備なども事前にチェックする必要があります。機材の操作方法や接続が問題ないか、引き渡し前に業者からの説明を受けることで、展示会当日の急なトラブルを避けられます。

反対に、自社でブースの設営を行う場合には、立ち会いが必須となります。自社での設営には、業者に依頼するよりも自由度が高い反面、注意すべき点も多いため、立ち会いが重要なのです。担当者が早めに現場に到着して作業の進行状況を逐一確認し、問題があればその場で修正することが求められます。

ブース設営時に確認すべきポイント

展示会やイベントでのブース設営は、来場者によい印象を与えるために非常に重要です。設営時に確認すべきポイントを押さえて、スムーズな運営を実現しましょう。

配布物・機材の確認

設営が終わったあと、パネルやパンフレットなどの配布物を設置します。これらは来場者に重要な情報を提供するため、見やすく整理することが大切です。次に、デモ用のPCやディスプレイなどの機材を確認し、問題なく動作することを確認しましょう。展示物が正常に機能しないと、来場者に対する印象が悪くなり、商談のチャンスを逃す可能性もあります。さらに、パンフレットやノベルティの保管場所を決め、適切に保管することも忘れてはいけません。展示品が乱雑にならないよう、保管場所を整理しておきましょう。

会場全体の確認

ブース設営後は、会場全体を確認することが重要です。来場者がどこから入場し、どのようにブースを通過するかをシミュレーションして、スタッフの配置場所を最適化します。とくに、セミナー会場や休憩所、トイレなどほかの施設の位置も確認しておくと、来場者の動線をスムーズに案内できます。設営の段階でこれらのポイントを確認しておくことで、展示会の成功につながり、来場者にとっても快適な環境を提供できるでしょう。

展示会の当日にすること

展示会当日は、準備から撤退まで一連の作業をスムーズに進めることが重要です。まず、開始前のミーティングでは、スタッフ全員が会場に集合し、事前に確認したオペレーションや改善点を共有します。ミーティング後は、それぞれの担当が必要な準備を行い、来場者への声かけやブース内での接客をリハーサルします。展示会中は、来場者の声かけやブース内接客に集中しましょう。来場者の流れには波があり、集中している時間帯とそうでない時間帯があります。この波にあわせて、効率よく名刺や商談を獲得できるように対応します。

長時間立ちっぱなしのため、定期的に休憩を取り、体調管理にも気を配りましょう。合間にノベルティやパンフレットが切れないように随時補充を行い、来場者に快適な接客環境を提供します。展示会終了後は、必ずスタッフ全員でミーティングを行い、その日の進捗状況を共有します。名刺獲得数や商談数を集計し、次の日に向けて改善点を反映させることが重要です。これにより、毎日の目標達成に向けて計画的に進めます。

まとめ

ブース設営時に立ち会いが必要かどうかは、業者に依頼するか自社で設営するかに大きく左右されます。業者に依頼する場合は、立ち会いの必要性は低く、おもに最終確認とテストが重要です。逆に、自社で設営を行う場合は、現場での逐一確認が求められます。どちらにしても、事前にスケジュールや注意点を確認し、設営がスムーズに進行するように準備を整えておくことが、成功する展示会のカギとなります。