展示会では電気関係の申請が必要？
展示会に出展する際、電気設備の使用は欠かせません。しかし、電気の使用には安全面の配慮や法的規制がともない、事前に必要な申請を行う必要があります。本記事では、展示会での電気関係の申請がどのようなケースで必要になるのか、手続きの流れについて詳しく解説します。準備不足によるトラブルを防ぐため、適切な情報を押さえましょう。
電気関係の申請も展示会の準備のひとつ
展示会の準備では、多くの事前申請が必要です。なかでも重要なのが、電気関係の申請です。たとえば、大型ディスプレイや特殊照明、デモ用の機械設備を使用する場合、それに応じた電力容量を事前に申請しておかなければなりません。展示会場で使用する電気設備や電源が申請されていないと、当日必要な電力を確保できず、展示やデモが予定どおり行えなくなるリスクがあります。展示ブースのデザインや配置に影響を与える配線の位置も、事前に調整が必要な場合があり、これを怠ると、せっかくの展示内容が充分に活かされない可能性があります。
電気関係で必要な申請は？
電気関係の申請は、展示会主催者が提供する専用ページや提出書類一覧に詳細が記載されています。とくに、電源の種類（単相・三相）や使用機器の消費電力は事前に確認し、申請書類に正確に記入しましょう。ここでは、電気に関する申請が必要なものについて解説します。
電気幹線や分電盤の申請
多くの展示会では、会場内で使用する電力を申請しなければなりません。とくに電力消費が多い機器をブースで使用する場合、特殊な電源（たとえば200Vや三相交流）が必要な場合には、事前の申請が必要です。また、会場ごとに電気幹線の引き込み方法や分電盤の設置が異なるため、事前に確認を行いましょう。
照明や装飾用電力の申請
展示ブースを効果的に演出するために使用する照明器具やLEDディスプレイ、バルーン展示なども、電力申請が必要です。これらの使用予定機器をリストアップし、必要な電力量を計算しておくことが重要です。とくに大型のLEDスクリーンや多くの照明を使用する場合は、電力消費量が高くなるため、余裕をもった申請を行いましょう。
そのほかに電気が必要な製品
パソコンやプレゼンテーション機器、通信回線といった電気・回線が必要なものも事前に確認しましょう。床面の配線工事や機器の特定の位置に電源を引き込む工事も事前の申請が求められます。これには、図面の提出や施工内容の詳細を記載した書類が必要となる場合があります。また、施工業者の指定があるケースもあるため、展示会主催者の指示に従って準備を進めましょう。
一般的な申請方法について
ここでは、展示会に出展する際によく求められる2つの主要な申請書類について、一般的な申請方法を解説します。
装飾施工業者の申請
展示会に出展する際は、事務局に装飾施工業者申請書を提出する必要があります。この書類では、どの業者にブース装飾を依頼するかを記入します。選択肢としては、主催者が提供するパッケージブースプランと、自由に業者を選べる装飾業者・代理店に依頼するプランの2つがあります。パッケージブースプランは、主催者が用意したレンタル備品で簡易的な装飾を行います。これに対して、独自のデザインや仕様で装飾を行いたい場合は、専門業者に依頼することになります。申請書には、業者名や担当者の連絡先などの基本情報を記入するだけなので、比較的かんたんに提出できるでしょう。
電気工事の申請
展示会のブースには、会場全体から小間内へ電気を供給するための一次側幹線工事と、ブース内の照明や機器に電力を供給するための、二次側電気工事の2つの工事が必要です。上記の工事を行うには、さまざまな許可と情報共有が欠かせません。そのために電気工事申請書が必須となります。電気工事申請書では、おもに以下の内容を記入します。
・小間内電気工事業者名は電気工事をどの業者に依頼するかを記入します。
・申請電力数（kW）は使用する機器や照明の必要電力を記入します。自社の機器や装飾業者が提供する備品の電力を合算し、必要な電力を見積もりましょう。100Vや200Vの電力区分に合わせて申請します。
・24時間送電の有無は冷蔵庫や常時稼働する機器が必要な場合、24時間電力供給が求められます。
・電気工事設計図は分電盤の位置や隣接ブースとの関係など、小間内の電気の配置を示すかんたんな図を作成します。
締切に注意
通常、電気工事申請の締切は展示会開催日の1.5か月前から2週間前に設定されています。締切に間に合わないと、希望どおりの設備が提供されない可能性があるため、スケジュールを管理し、余裕をもって手続きを行いましょう。
まとめ
展示会出展時はどのような装飾業者を選定したかにくわえ、電気工事の申請が必須です。電気関係の申請は、展示会でのスムーズな運営を実現するために必要不可欠です。とくにブースで使用する機器や演出内容に応じて、必要な電力や工事を正確に把握し、忘れずに申請を行いましょう。書類を作成し、しっかりと準備を進めることでトラブルを回避し、成功する展示会運営ができるでしょう。
