イベントブース撤去と原状回復で慌てないために｜最後に困りがちなポイント

イベントや展示会の準備には力を入れていても、撤去や原状回復は後回しになりがちです。終了後は時間に追われやすく、段取り不足がトラブルにつながる場合もあります。会場のルールを理解せずに作業を進めると、追加費用や次回出展への影響が出る可能性もあります。本記事では、イベントブース撤去と原状回復で慌てないための基本を整理します。

イベントブース撤去の基本と事前に整えたい準備

イベント終了後の撤去作業は、限られた時間内で効率よく進めることが求められます。事前準備の有無が、作業のスムーズさを大きく左右します。

撤去可能な時間帯を事前に確認する

イベントや展示会では、撤去できる時間帯が厳密に決められています。終了直後から作業可能な場合もあれば、一定時間待つ必要があるケースもあります。

事前に主催者から案内されるスケジュールを確認し、スタッフ全員への共有が重要です。時間を把握していないと、慌てて作業を始めてしまい、ルール違反になる場合もあります。

撤去手順をあらかじめ決めておく

撤去作業では、どこから片付けるかを決めておくと混乱を防げます。装飾物、什器、電気機器などを無計画に外すと、破損や紛失が起こりやすくなります。事前に手順を決め、撤去リストを用意しておくと、作業がスムーズに進みます。

工具や資材を準備しておく

撤去にはドライバーやカッター、養生材などが必要になる場合があります。現場で不足に気づくと、作業が止まってしまいます。使用する可能性がある工具や資材は、事前にまとめて用意しておくと安心です。

原状回復で見落としやすい注意点

原状回復は、単にブースを片付けるだけでは終わりません。会場の規定を守るために、細かな確認が必要です。

床や壁の汚れ・傷を確認する

ブース撤去後は、床や壁に汚れや傷が残っていないか確認します。テープ跡や接着剤の残りは見落とされがちですが、原状回復の対象になります。事前に使用した固定方法を把握し、撤去後のチェックが大切です。

ゴミや廃材の処理方法を守る

会場によっては、ゴミの分別や持ち帰りが義務付けられています。廃材をそのまま置いて帰ると、追加費用を請求される場合があります。処分方法を事前に確認し、スタッフに周知しておくと安心です。

電気設備や付帯物の確認を行う

電源や照明を使用していた場合、元の状態に戻っているか確認が必要です。コンセントカバーや配線の取り外し忘れがあると、指摘を受ける場合があります。撤去後に一度チェックする時間を確保しましょう。

撤去当日に慌てないための進め方

撤去当日は、想定外の出来事が起こりやすい場面です。落ち着いて対応できる体制を整えておくことが大切です。

作業開始前に全体確認を行う

撤去を始める前に、スタッフ全員で流れを確認します。役割分担を再確認し、作業順を共有しておくと、無駄な動きが減ります。短時間でも打ち合わせを行うと、作業効率が上がります。

時間配分に余裕を持つ

撤去作業は予定どおりに進まないこともあります。搬出待ちや通路の混雑が発生する場合もあるため、余裕を持ったスケジュールを組むことが重要です。焦らず作業できる時間配分を意識しましょう。

最終確認の担当を決める

すべての作業が終わった後に、原状回復ができているか確認する担当者を決めておくと安心です。忘れ物や未処理の箇所がないかを確認し、問題がなければ撤去完了となります。

まとめ

イベントブースの撤去と原状回復は、準備不足があると当日に慌てやすい工程です。撤去可能な時間帯や会場ルールを事前に確認し、手順や役割分担を決めておくと、作業は落ち着いて進められます。撤去時は装飾物や什器だけでなく、床や壁の汚れ、テープ跡など細かな部分までの確認が大切です。ゴミや廃材の処理方法も会場ごとに異なるため、事前共有が欠かせません。さらに、電気設備や付帯物が元の状態に戻っているかを確認し、最終チェックの担当者を決めておくと安心です。余裕を持ったスケジュールと事前準備を心がけると、撤去と原状回復をスムーズに終え、気持ちよくイベントを締めくくれます。