展示会ブースに設置する印刷物はいつ用意すればいい？
東京都で開催される企業展示会に参加すれば、不特定多数の人々に向けて自社のプロモーションが行えます。展示会ブースに新製品やこれからスタートするサービスの情報などを展示すれば、来場者の方々に関心を持ってもらえます。販路拡大や新規顧客の開拓に展示会参加は効果的であり、それに向けて各種印刷物は着々と準備しておきたいところです。
大型のポスターは早めに準備しておきたい物
東京の大規模な企業展示会に参加する事になったら、なるべく早めに大型ポスターの印刷を準備しましょう。展示会ブースに看板代わりとして掲げる大きいサイズのポスターは、イベント開催の一か月前位には製作を済ませておきたいところです。大きい印刷物は、展示会ブースのレイアウトやイメージを左右する物となります。
ポスターを掲げる場所やサイズ感、そして具体的な枚数やデザインなどを先に決めておけば、展示会ブースのレイアウトが自然と決められるので、順番を意識する事が大事です。大きな会場で開催される東京のイベントの場合、来場者の興味をひくために非常に大きなポスターを製作しなければなりません。
東京の各地でイベントが開催される時期になると、印刷を請け負う専門会社も繫忙期を迎えます。イベント開催が目前に迫ってから、巨大ポスターの印刷を外注すると費用が高くなったり、予定していた納期に間に合わなくなる等、気になるリスクが発生します。
配布するパンフレットやチラシは柔軟性を意識して用意
展示会ブースに足を運んでくれた方々には、パンフレットやチラシを配布しなければなりません。展示会で関心を持ってくれた方々には、自社の新製品や新サービスに関する情報を分かりやすく認知してもらう必要があります。チラシやパンフレットを配布する事で、展示会ブースで見た情報や感動を帰宅した後も、顧客やクライアントが思い出してくれるでしょう。
パンフレットやチラシの準備は東京都でのイベント開催が近づいてからでも、問題はありません。会場の規模や過去のイベント来場者から、配布する印刷物の量を逆算する事も可能ですが、それはあくまで目安です。当日の天気や社会的な状況などによって、事前に予測された来場者数が大幅に変わる可能性があります。パンフレットやチラシなどは比較的スピーディに、専門会社に印刷と配送を代行してもらえる物です。
展示会ブースに掲げるポスターとは対照的に、チラシやパンフレットは基本的に配布するものなので、イベント開催日間近に手配してもリスクは少なく、来場者の数が具体的に決まってから印刷会社に相談した方がコストダウンになりやすいです。
特殊な印刷物はスケジュールに余裕を持たせて相談を
特殊な印刷物は、スケジュールに余裕を持たせて製作をしなければなりません。ケースバイケースですが、東京都の展示会イベント開催日から逆算して半年から数か月前に製作と相談を済ませておくのがベストです。 例えば、プロモーションキャラクターを務めている有名人の方の等身大パネルなどは、特殊な印刷物となります。
一般的なチラシやパンフレットに比べて印刷に工程が掛かりますし、イベントが多く開催される大型連休期間や夏休み等の時期になると受注する印刷会社の方が多忙になり、納期が通常よりも遅くなる恐れが出てきます。展示会ブースを訪れた方々に、ノベルティグッズとしてマグカップやマウスパッド、そしてTシャツ等を配布したい、こんな時も準備は半年から数か月前から必要です。
枚数が多いと印刷と配送に時間がかかりますし、もしケアレスミスがグッズに見つかった際も時間的余裕があれば柔軟にリカバリ可能です。等身大パネルやノベルティグッズは多少多めに作成しても、展示会が終わった後でも応用して店舗に設置したり、ネット通販の販促品として使えるのが利点です。
同じ展示会ブースに設置する印刷物でも、目的と種類によって準備すべきタイミングは変わっていきます。大型のポスターは比較的早めに制作依頼を出すのがベストとなります。チラシやパンフレットは、イベント間近でも柔軟に対応できますが等身大パネルやノベルティの制作依頼はスケジュールに余裕を持たせなければなりません。
