展示会出展レポートの書き方のポイントについて解説！

展示会に参加するスタッフの仕事は、事前準備と当日のブース運営だけではありません。展示会で得た成果や気づきを社内外に伝えるべく、当日の様子が分かるレポートを作成することが必要です。今回は展示会出展レポートの書き方について解説するため、展示会の出展レポート作成が初めての人はぜひ参考にしてください。

展示会の出展レポートとはどのようなもの？

展示会の出展レポートとは、展示会に参加したスタッフが作成する報告書です。会社の公式ホームページに掲載されているケースも多く、頻繁に展示会に参加する会社ではレポートの専用ページが作られていることもあります。展示会の出展レポートは、展示会に参加していない社内スタッフに展示会で得られた成果などを共有できるだけでなく、展示会に来られなかった顧客に対しても当日の様子を伝えられるというメリットがあります。

展示会の出展レポートの主な活用方法

展示会の出展レポートは会社の公式ホームページに掲載されるのが一般的ですが、そのほかにどのような活用方法があるのでしょうか。ここでは、展示会の出展レポートの活用方法を2つ紹介します。

メルマガを通して既存顧客に届ける

「取引先企業の公式ホームページを定期的にチェックしている」という人は少ないため、出展レポートを公式ホームページに掲載しても顧客の目に届かない可能性が高いです。少しでも多くの顧客に展示会の様子を伝えて興味を持ってもらうには、メルマガなどでレポートを配信するのがおすすめとなります。

展示会で名刺交換した人に送る

展示会の場で名刺交換した人には、アフターフォローのメールを送る際に出展レポートを添えるのがよいでしょう。出展レポートを添付する際は、メール内にリンクを貼るのがおすすめです。

展示会出展レポートの書き方のポイント

展示会出展レポートを書く際のポイントを5つ解説します。

展示会の概要を記載する

出展レポートは展示会参加の報告書であるため、まずは展示会の概要を記載する必要があります。具体的な記載項目は、展示会の正式名称や会場の場所、開催期間、展示内容などです。また、展示会のリアルな様子が伝わるよう、来場者数を記載するのもおすすめとなります。

来場者に対するお礼の一文を添える

展示会の出展ブースに足を運んでくれた来場者に対し、お礼の一文を添えましょう。長々と書く必要はありませんが、お礼の言葉の有無によってレポートを読む人の印象も大きく異なります。お礼の言葉は、レポートの最初または最後に記載するのが一般的です。

写真を掲載する

展示会当日の写真を掲載することで、より臨場感あふれるレポートに仕上がります。掲載する写真は、展示会が来場者で賑わっている写真や、自社の出展ブースの写真を選ぶのがよいでしょう。また、ブースに足を運んでくれた来場者に対してノベルティを配布していた場合は、ノベルティの紹介写真を添えることで次回の集客にもつながります。

展示会で使用した資料のリンクを貼る

展示会の出展ブースで配ったパンフレットや展示していた資料などがあれば、レポート内にリンクを貼り付けてダウンロードできるようにしておくのがおすすめです。ダウンロードの際に企業名と連絡先を入力するフォームを表示させることで、別の展示会に参加する際に事前集客として連絡することも可能です。

次のアクションへとつなげる

すでに別の展示会に出展する予定がある場合は、出展レポートの最後に情報を掲載しておきましょう。また、自社で行うセミナーなどの日時を添えるのもおすすめとなります。

まとめ

今回は、展示会の出展レポートの必要性や活用方法、書き方のポイントについて詳しく解説しました．展示会の出展レポートは参加スタッフが作成する報告書であり、社内のスタッフや社外の顧客に向けて、当日の様子・ブースの雰囲気などを伝えるためのものです。作成後は公式ホームページに掲載するだけでなく、メルマガ添付などで有効に役立てましょう。

また、レポートを作成する際は展示会の概要や写真を載せた上で、来場者に対するお礼の言葉や資料へのリンクなども盛り込むのがおすすめです。さらに、次回の展示会参加やイベントなどの情報を載せることで、今回の展示会に参加できなかった顧客の次のアクションへとつながります。展示会に参加予定の人、レポートを作成する人は、今回の記事をぜひ参考にしてください。