展示会のお礼メールの送り方を知ろう
展示会を開く場合、いろいろな人の協力を得ることになります。
そのため、終わった後にはそれぞれにお礼状を送ったり、お礼メールを送ったりすることが一般的です。
ただし、送り先によって文章は変えましょう。
スタッフ宛と来場者宛では、当然内容は異なるものだからです。
その点を踏まえて文章を考えてみましょう。
スタッフ宛にはどのようにすべきか
東京ではさまざまな展示会がおこなわれることがあります。そのため、展示会業者も東京にはたくさんあり、展示会ブースの施工も楽にできることがあるのです。
このような実績のある展示会ブース施工業者を探してみましょう。きちんとしている業者なら対応も良く、展示会が終わった後もいろいろとサービスをしてくれることがあります。
また、今後のことも考えてお礼のメールを送信しておくことも大事です。特にスタッフには今後もお世話になるかもしれないため、きちんと感謝の気持ちを述べておきましょう。その際、文章をよく練ることが大切です。もちろん、あまり長文になってしまうと読むのが大変になってしまうので、簡潔に済ませます。
時候の挨拶から始まるという基本的な礼状の書き方で構いません。結びにはまた協力をお願いすることもあるかもしれないので、その点についても記載しておきましょう。このように丁寧な挨拶をしておくことで、次回はさらに協力者が増えることがあります。
展示会では専門業者の存在なくしては展示会を成功させることはできません。だからこそ、丁寧に対応しておきましょう。
来場者向けにはどのようにすべきか
展示会ブースによっては来場者に記名してもらったり、住所やメールなどの連絡先を記帳してもらったりすることがあります。来場してくれた人の連絡先がわかっているのなら、展示会が終わった後、お礼状を発送することができます。
感謝の気持ちを託してみましょう。最近は個人情報漏洩の問題があるため、あまり住所を教える人はいません。
しかし、メールアドレスなら変えることもできるので、割と教えてくれる人もいます。それに一斉送信もできやすいので効率的です。
来場者向けに送信するのなら、文章を統一しましょう。相手の名前だけ変えて送れるようなフォーマットを作っておくととも楽です。
全て専門業者に任せる方法もある
展示会が終わった後、関わってくれたスタッフや来場してくれたお客さまたちにお礼のメールを送ることがあります。もちろん、そのためには送り先がわかっていないといけません。
招待状を送っている相手なら連絡先もわかることでしょう。メールではなく住所がわかっていることもあります。このような場合にはメール以外の方法でお礼状を送るというのもいいかもしれません。
どちらにしても、きちんとアフターサービスをしておくことはマナーとして大切なことです。というのも、また展示会をおこなうことになったとき、きちんとアフターサービスをしておけば訪れてくれるかもしれないからです。丁寧な対応をしてくれたので次も行ってみようという気持ちになってくれる人もいるはずです。
このように、後々のことまで考えて送るのなら、全て専門業者にお任せしてしまうというのもおすすめです。東京の展示会業者はいろいろなサービスをおこなっているところが多いので安心です。お礼状の発送なども全てやってもらいましょう。
上記のように、展示会が終わった後のお礼状やお礼メールは相手によって内容も送り方も異なります。誰に送ってもおかしくないような文章を考えるのもよし、それぞれ異なる文章を送るのもよし、いずれにしても相手に不快感を与えないようなものを送りましょう。
そのためには専門業者に全てお任せしてしまうという手段もあります。丁寧で親身的な専門業者の場合、展示会が終わってからのアフターサービスもしてくれることがあるのです。