東京で展示会ブース撤収をスムーズに行うためのポイント

東京で展示会を開く事になったとして、経験が少ない企業で問題になるのが展示会ブースの撤収です。展示会の運営には予想外の事も頻繁に起きるので、注意していないと時間が押してしまう事も珍しくありません。展示会の準備は、会場設営以外に撤収の事まで考えてワンセットとも言えます。そこで今回は展示会ブース撤収のコツに関して、関連事項も含めて3つ程述べて行く事とします。

準備段階から撤収プランを立てておこう

会場の持ち主が自社なのか、他社なのかでも相当な違いが出て来ますが、準備の段階から出店する事に注意を向け過ぎていると撤収に手間取ってトラブルになるケースがあります。これ以外にも開催する展示会の規模や、人手、参加する立場が主催者か参加者かという事で色々と詳細が変わっては来ますが、準備の段階から撤収プランを立てておく事はとても重要です。

展示会ブースの設営や宿泊施設に交通の手配、責任者の任命と人手の確保等、実際に展示会を開く場合にやる事は多岐に渡ります。通常の仕事の他に展示会の準備にも人手を割かなければいけませんし、どうしても見落としの様な部分は幾つか出て来ます。準備期間が短いと、その対応に追われる間に、まずは出店する事だけを考えるべきという様に考えが偏ってしまい、片付けの事まで手を回せなくなる様なケースは少なくありません。

ただ、展示会の内容によっては衝撃厳禁の機材を扱う事もありますし、会場運営者から注文が付く様な場合も多いです。会場清掃係や、展示会ブース解体の別会社の人達が時間で入ってくる事もあり、そんな中で撤収プラン無しでスムーズな仕事をするのには限界があります。

場合によっては、その会場で数時間後には別のイベントが開催される事もあり、その設営班まで待たせてしまう事も珍しくありません。そういった事も考えられるため、もしも経験が少ない場合は、半年は準備時間を見ておくことをお勧めします。

準備で使ったダンボール等は保管しておこう

展示会ブース撤収のコツですが、まず、機材運搬に使ったダンボールや衝撃吸収材等は捨てずに保管しておくことをお勧めします。特に衝撃厳禁の機材などを運ぶ為についていた専門の道具等は必ず取っておく様にして下さい。撤収の時は準備の逆で、包んで持ち帰れば良いだけなので、その分だけ時間短縮可能となります。

準備を急ぐ余り、カッターやハサミで衝撃吸収材を切ってしまったり、発泡スチロール等を捨ててしまうケースは多いですがそれをやってしまうと再手配も考えないといけません。無しでもある程度動かせる様な物品でしたら脇に避けて置く箏なども出来ますが、手配した物が届くまで触ると壊れてしまう様な機材の場合、それだけで数時間規模で時間が掛かってしまう様な事も多いです。

タイムスケジュール専門の班を事前に準備しておくのも1つの考えになります。予定外の事が起きていたとしても、一定の時間になったら指示を出す様に決めておいて片付けの合図を出す様にしておくとそれだけでも随分違います。これ以外にも、スタッフの私物等を直ぐに持ち出せる様にひとまとめにしておく等もコツですが、とにかく片付けの事まで考えて全体を見渡せる係を配置しておく事をお勧めします。

どうしても困った場合には、展示会運営業者を頼む

東京でしたら、色々な展示会運営サポート会社があります。スタッフの手配から展示会ブースの設営、撤収まで全てのサービスをワンセットでやってくれる様な会社も多いので、困った場合にはそこに依頼するというのも1つです。場合によっては、運営の代行をしてくれる様なケースもありますので、そこに依頼する場合は撤収で困るという事はまずありません。

ただ、注意点として、自社が開きたい展示会の専門性をよく理解した会社に依頼する様にして下さい。東京には、沢山の会社がありますが、逆に言えばその中から目的に合った会社を選ばないといけないという事です。野菜を得意とする会社もあれば、車を得意とする会社もある様に、専門がありますので違う専門の会社に依頼してしまうと説明を0からしないといけません。

逆に専門が同じ所でしたら、扱いが難しい機材等について最初から意識共有がある程度図れますので、手間が随分と減る事にもなります。サポートを依頼する場合は、特に重要な点ですので、必ず確認する様にして下さい。

東京で展示会を開く場合には、撤収の段取まで考えて準備をする様にするのがコツです。運搬時に使った衝撃吸収材や段ボール材等は破壊しないで保管しておくと、その分撤収が早まります。他にもタイムキーパーや困った場合の展示会運営サポート会社の投入等も考えておくと、更に安定します。