展示会に案内状は必要？案内状の持つ役割や送付するメリットとは

展示会を行う場合、できるだけたくさんの人に来てもらいたいものです。しかし、当日展示会を行うことを知らないと足を運ぶことはできません。展示会では新規顧客獲得だけでなく、既存顧客にも製品をPRするチャンスです。そこで、展示会を成功させるために案内状を送付しましょう。ここでは、展示会開催前に送付する案内状についてまとめます。

展示会の前に案内状を送る意味は？

展示会では、複数の企業が出展することが多いので、来場者はあらかじめどのブースに立ち寄るか決めておくことが多いです。この時、自社のブースに集まってもらうためにも展示会の案内状は有効です。

展示会では、知名度の高い企業や目立っているブースに足を運ぶ人が多いですが、案内状があれば自然とブースに足を運んでもらいやすくなります。もともと自社の製品に興味がある見込み客の場合は、案内状を送ることで、成約へとつなげやすくなります。実際に製品に見て触れてもらうことで、よさを体験してもらえるからです。

送付するタイミングも重要！

展示会の案内状は、送付するタイミングも重要です。開催される前日などに到着した場合、仕事の都合で行くことができないということもあるでしょう。前もって展示会の時間帯にスケジュールを空けてもらうことができるように、できるだけ早めに送付しましょう。展示会の日時が決まった時点で送付できればよいですが、開催日よりあまりにも早く送付してしまうと、忘れてしまうということもあるので注意しなければいけません。

目安として、展示会が開催される1ヶ月前から2週間前くらいまでに到着するようにしましょう。案内状は郵送で送付してもよいですが、よく訪問しているお客様の場合は、手渡しできるとよいです。手渡しすることで展示会の内容も説明でき、興味を持ってもらいやすくなるからです。

また、手渡しできず送付する場合は、到着するタイミングや送付したタイミングで、電話をいれておくとよいでしょう。送付されたにもかかわらず開封されていないとなると、意味がありません。開封してもらうためにも、連絡をしておくことをおすすめします。手渡しや送付した後の連絡で、「ぜひ来てもらいたい」という気持ちをより伝えることができます。

招待状と案内状は異なる意味を持つ

展示会では、案内状ではなく、招待状が届くこともあるようです。案内状と招待状は似たような感じがしますが、異なる意味を持っています。顧客との関わりの深さで使い分けられることが多いです。

■案内状

案内状は、見込み客や既存顧客に対して送付されるものです。自社の展示ブースに足を運んでもらえるようにお知らせします。すべての顧客が来てくれるとは限らないものの、ある程度多くの人に足を運んでもらえる可能性が高いので、案内状は幅広い対象者に送付することが多いです。

■招待状

招待状は、おもてなしのチケットです。展示会でも有料展示会の場合や、業界内でかなり知られた展示会で、なかなか入れないような特別なもので送付されることが多いです。関係の深いお客様や、これから関係を深めていきたいお客様に対して送付します。おもてなしの招待状は、案内状と比べて足を運んでもらえる可能性も高いです。ただし、接点があまりない企業に対していきなり招待状を送ってしまうと、かえって不信感を抱かれてしまう可能性もあるため、案内状との使い分けが必要です。

展示会の案内状について説明しました。これから展示会に出展するという場合は、案内状を作り、見込み客や既存顧客に宣伝しておきましょう。集客率が上がることで、成約につながりやすくなります。