展示会のイベント企画・運営会社選びで失敗しないためには？

展示会はどんなに入念に準備をしても、イベント会社の選び方を間違えると台無しになってしまいます。
自社の出展目的を理解して、協力してくれるイベント会社を選びましょう。
イベント会社を選ぶ際には、まずはそれぞれの特徴を把握して信頼できる会社であるか否かをチェックすることが大切です。

イベント会社によって異なる特徴

イベント会社と一口にいっても、いくつかの種類に別れます。
まずはイベント会社の違いを把握して、自社に最適な会社を選びましょう。
東京には複数のイベント会社がありますが、全国の展示会に出展することも想定しているのであれば、大手イベント会社に依頼するといいでしょう。

多くは全国に下請け会社を抱えているので、地方で開催される展示会にも対応してくれる可能性が高いです。
また、幅広い業務を請け負うことができるので、展示会ブースの設置から撤収まで一貫して依頼できるという点も魅力だといえます。

小規模の展示会に参加するのであれば、規模の小さいイベント会社がおすすめです。
フットワークが軽いので、イレギュラーな依頼にも快く対応してくれるでしょう。
大手とは異なる提案をもらえたり、きめ細かい対応が期待できます。

展示会に出展する商品が特殊である場合には、専門性の高いイベント会社を頼りましょう。
医療やITといったその分野に強いイベント会社であれば、自社の商品をどのように展示すれば良いのか的確なアドバイスが貰えるはずです。

イベント会社を選ぶ際のチェックポイント

イベント会社によって得意不得意があるので依頼先を選ぶ際には、まずはその会社の得意分野が自社の目的達成に必要であるか否かをチェックしましょう。
特に評判の良いイベント会社であっても、自社の業種とイベント会社の得意とする業種が異なれば、思ったように展示会ブースを設置できないといった問題が発生する可能性が高いといえます。

イベント会社の評判をチェックすることはもちろん大切ですが、自社の商品を理想通りに展開してくれるかといった点に注目してください。
依頼したいイベント会社が見つかったら、サービスの範囲を確認しておきましょう。
イベント会社の中には展示会ブースの設置だけを取扱っている会社もあれば、運営体制のアドバイスから撤収まで一貫してサービスを行っている会社もあります。

自社が出展に際してどのようなサポートを望んでいるかといったことを伝えて、どの程度の協力が望めるか調べておきましょう。この時に、料金体系も一緒に確認しておくと安心です。

展示会の流れや内容を把握しておく

いくら出展はイベント会社に協力を依頼しているとはいえ、企業自体も展示会の内容を把握しておく必要があります。
イベント会社に意見を求められても答えられなければ、スムーズに出展することはできませんし万が一問題が起こった時にも上手く対処することはできないでしょう。
展示会への出展を決めたのであれば、企業側も展示会の流れや内容をきちんと把握しておきましょう。

展示会に参加するのが初めてであれば、事前に他の展示会を視察してみると良いでしょう。
当日の流れや各企業の顧客対応、ブースの装飾など様々な情報を得ることができます。

また、展示会参加者のためのセミナーなども開催されているので、担当者同士で参加してみるのもおすすめです。
イベント会社に丸投げするのではなく、希望や提案があれば遠慮なく伝えましょう。
企業側が主体となって展示会に臨めば、スムーズに準備が進むはずです。

展示会に参加する際には、イベント会社の選び方が重要となります。
大手と小規模なイベント会社では得意とすることが異なるので、自社が求めているサービスと照らし合わせて依頼先を選びましょう。
出展はイベント会社に全て任せるのではなく、企業側も当日の流れや展示会の内容を把握しておくとスムーズに準備が進みます。