展示会当日に忘れず持って行くべきものとは？

初めての展示会なら、いろいろ不安はあるかもしれませんが、事前に準備をしっかり行っておけば安心です。自社のサービスや商品をアピールするだけでなく、展示会では営業を行うことも目的なので、何かトラブルがあったとしても慌てずにすむように、展示会当日に持って行くべきものをご紹介します。

基本的に持っておくべきアイテム

展示会の際に、基本的にもっておくべきアイテムについて説明します。

■貴名受や名刺受

次々と訪れる来場者に対し、同時に対応することが難しい場合もあります。手が離せず対応できなかった場合でも、貴名受や名刺受に連絡先の記入や名刺が入っていれば、のちほど連絡することが可能でしょう。

■油性マジックやボールペン

来場者にアンケートを記載してもらう場合や、商談などで筆記用具が必要になります。来場する誰もが筆記用具を持っているとは限りませんし、筆記用具がないからアンケートに答えられない、商談ができないのは困ります。すぐに対応できるよう、油性マジックやボールペンを用意しておきましょう。

■付箋紙

付箋紙は、スタッフ全員が持つことをおすすめします。メモ用紙として使ったり、スタッフの間で伝達事項がある場合にも役立ちますから、必要なときにすぐに使えるようにしておきましょう。

■はさみ・カッター・ホチキス

ブース設営に必要になったり、書類を作成したりまとめたりするときにも役立ちます。展示会ではブースで営業も行い、お客様に見積もりを出すこともあり、その際に書類の作成も行う場合があります。

■テープ類

ガムテープ、セロハンテープ、養生テープなど、ブースの補修が必要になったときなどの緊急事態にも役立ちます。また、コードをまとめてスッキリさせることもできますし、マジックが使用できるテープならメモの代わりに使うこともできるでしょう。

細々としたケーブル・コードも忘れずに！

展示会ブースでは、モニターなどの電子機器も設置しますが、当日になりその場でコードの長さや本数が足りないと気づいたり、そもそもコードが必要だと思わず用意していなかったなど、トラブルが起こる可能性もあります。

そのため必要になった場合にすぐに使えるように、電源コードや延長コード、OAタップは必携、それほど荷物になるわけではありませんから必ず持っていくリストに加えておきましょう。

また、インターネット環境が必要な展示ブースなら、LANケーブルやWi-Fi機器を自前で揃えておいた方が安心です。LANケーブルは爪が折れて使えなくなることもありがちですから、もしもに備えて予備も準備しておきましょう。

掃除用具や台拭きなどもあると便利！

ゴミやホコリ、汚れなどは来場者の目につきやすく、放置していればマイナスの印象を与えてしまいます。人が出入りすればどうしてもゴミが出てしまうもの、展示ブースにもすぐに使える掃除用具やゴミ箱、ゴミ袋を用意しておきましょう。

また、飲み物をこぼすなどの粗相があった時に、すぐに拭き取れるよう台拭きやウエットティッシュなどがあると便利です。ゴミや汚れに気がついたらすぐにキレイにしておくこと、展示会ブースを清潔に保つことも成功させるためには必要です。

持って行ったほうがよいものとは？

展示会を見学する立場で、持って行ったほうがよいものもあります。

■カバン

展示会でもらう予定のものがあった場合や、出展している取引先に渡す書類などがあるのなら、それを入れるカバンが必要になります。出展会社から、企業のデザインが入った不織布のバッグをもらえる場合もあるので、それを利用してもいいでしょう。

■名刺

自分の名刺を最低2枚、受け付けで渡すものと会場内で使用するネームプレート用に必要です。挨拶回りをするなら、それとは別に用意していきましょう。

■筆記用具とメモ帳

筆記用具は展示ブースにも用意されていることが多いですが、持ち歩いてメモするために必要でしょう。

展示会当日はバタバタすると思いますが、事前に必要なものを準備しておけば多少のトラブルがあっても大丈夫、しっかりと対応できるでしょう。備えあれば憂いなしといいますから、忘れず持っておくべきもののリストを作り、チェックして展示会に臨むことをおすすめします。