展示会ブースの設営で困ったときの対処法

展示会への出店をビジネスチャンスにつなげるため、とくに人の集まりやすい東京の展示会に出展しようと考える方は少なくないでしょう。しかし、日常の業務とは異なる空間での展示会ブース設営には、そこにしかない問題も発生します。会期当日を迎えた時、起こりやすい困りごととその対処法をあらかじめ把握しておきましょう。

展示内容が決まらない時の対処法

自社製品やサービスをPRすべく展示会への出展を決めるまではうまく進んでも、初めての出店では実際に何をどう紹介していいのかわからないとことが起こるでしょう。まったくノウハウがない状態からのスタートである場合はこうしたことが起こりやすく、展示会ブースのデザインや設営に特化した業者と契約するにしても、イメージがない状態では相談がなかなかまとまらないかもしれません。

対処法としては、展示会への出店を決める前の段階で情報収集をすることです。展示会の中には毎年行われているものも少なくないので、出展を希望する展示会には実際に足を運び、同業他社がどのようなブースを作っているのか、デザインや展示内容を見学して研究することが重要です。また、展示会への出店が初めての場合は、いきなり東京などの首都圏で開かれる大規模なものに参加するのではなく、まずは地元のイベントへの参加などでノウハウや人脈を蓄積していくことも検討しましょう。

スタッフの役割分担がわからない時の対処法

展示会ブースの周辺には多くの来場者が往来しており、多数の来場者と接触する機会があります。しかし、いくらたくさんの人が集まるといっても自社ブースへの客足は限られますし、ひとつのブースにスタッフが集結してしまうと思うように声を掛けてもらえないこともあります。また、役割分担が曖昧になって来客対応が慌ただしくなるかもしれません。

会期が始まってから誰が何をしていいかわからないという問題が発生しないためには、あらかじめブースに立つスタッフとその役割分担を決定しておくことが対処法です。一般的に1小間や2小間といった小規模なブースであれば、スタッフは2人から3人で充分とされています。

展示会は営業の場ともいえるため、接客や商材説明に慣れた営業スタッフが適任ですが、専門的な技術を紹介する場合は技術者の方も加わるのが理想的です。とくに地方から東京への出張のように費用が多くなる場合には、少数精鋭のチームで設営に当たり、装飾などは業者の方にお願いするのがいいでしょう。

来客対応がうまくいかない時の対処法

東京のように全国から人の集まる場所は、それだけ多くのビジネスチャンスが眠っている場所でもありますが、たくさんの来客に少人数で応対することは容易ではありません。思うように自社ブースに来ていただけないこともあれば、一人の来客に対応する時間が長すぎて他の対応ができないこともありえます。

こうした接客の問題に対処するには、ブースを訪れた方の興味レベルに応じた対応を事前に決めておくことが必要です。商材のPRは重要ですが、展示を見ているだけの方にはパンフレットのお渡しに止め、説明をするのは尋ねられた事柄に絞るなど時間をかけ過ぎない工夫も必要です。

また相手方の話が長くなりすぎないよう、商談に持ち込めるかどうかを判断するための質問を準備して話を進めるのも方法といえます。時には地方の企業と東京の担当者が出会うこともあり、後から商談に持ち込むのが難しいと感じることがあるかもしれませんが、確実な商談を目指して対応するのが賢明です。

展示会ブースを設営することは、通常の業務とは異なった対応を求められるものです。同業他社の展示を見学するなどの事前リサーチや、来場者対応をスムーズにする営業ワードや商材の詳細を伝える資料の準備をしておくことが大切です。