展示会報告書って何？報告書を書く意味や書く項目について解説！

展示会に参加したら、会社への報告が必要です。仕事の一環として展示会へ出向く以上、展示会の報告書作成は必須業務となるため、展示会報告書の書き方やルールについて、しっかりと理解しておきましょう！今回は、ほかの報告書とは異なるポイントや注意すべき事項も詳しく解説します。

展示会報告書は何のために書くのか

展示会報告書は、業務報告書や日報とは異なるものです。

その最大の違いは、報告書を読む目的にあります。業務報告書は、上司に対してあなたの業務に関する情報を提供し、上司があなたの業務への取り組みを確認するために提出されます。しかし、展示会報告書の場合、上司は展示会の内容を理解するために報告書を求められるのです。

したがって、その場にいなかった人でもどのような展示がされていたか、どんな情報を得られたか、すぐに理解できるような報告書にしなければなりません。

また、展示会報告書には、展示会で収集した情報のうち、上司が知っておくべき情報を明確に記載する必要があります。この違いを理解が、展示会報告書の書き方において非常に重要です。

展示会報告書には何を書けばいいの？

では、実際に展示会の報告書を書く場合、一体どんなことを書けばよいのでしょうか。以下のことを意識して書いてみましょう。

5W2Hを意識しよう

展示会の報告書は、読む人にわかりやすく伝えることが重要です。

そのため、5W2Hを意識して書きましょう。展示会の報告書の5Wは、見学日がいつ、展示会会場がどこで、報告者は誰が、展示会名は何を、展示会見学の目的はなぜに該当します。2Hのどのようにしてやいくらでは、見学内容の項目で意識すると、わかりやすい報告書が作成できます。

チェックリストを作成して見学に臨むのがおすすめ

展示会見学の目的に合わせて、チェックリストを作成しましょう。

チェックリストにはブースで情報収集するべき項目をまとめておきます。チェックリストを使うことで、展示会の報告書作成がスムーズに進行し、情報の取捨選択が容易になります。

ただし、チェックリストの項目数は、回るブースの数とのバランスを考えて適切に設定することが重要です。

展示会報告書を書くうえでの注意点

展示会の報告書をわかりやすく、意味のあるものに仕上げるためにはさまざまなポイントに注意しなければなりません。

ここでは書くときに注意したいポイントについてご紹介します。

イラストや写真も入れる

写真撮影が可能であれば、会場で写真を撮影し、展示会の報告書に加えましょう。

全景写真や展示物の写真・イラストを報告書に含めることで、視覚的なわかりやすさが増し、より説得力が増します。とくに競合他社のブース設計や出展に向けた参考情報を提供する場合、写真は不可欠です。

報告書はできるだけ早く作成！

展示会の報告書作成は、見学後できるだけ迅速に取り掛かるようにしましょう。

記憶が新しいうちにまとめておくことで、情報の抜け漏れが起きにくいため、上司への報告もスピーディーかつ確実なものになります。

所感の書き方に注意

事実と意見、所感（感想）を区別して書くことが重要です。

報告書は発見した事実を先に書き、事実に対する意見・所感（感想）を続けて述べると、整理された報告書が完成します。

まとめ

展示会報告書は、ビジネス成功のための重要な資料のひとつです。報告書を作成することで、展示会の成果を具体的に示し、達成した目標と実績を明確にします。また、チームや上司と情報を共有し、今後の改善点を明らかにするなど、次回の展示会に向けて学びを得る機会にもなるでしょう。報告書を作成時には、適切な構成と明確な情報提供を意識することで、成果の最大化と戦略の改善につながります。次回の展示会に向けて、報告書の作成を怠らないよう心掛けましょう。