展示会ブースづくりはレンタルが便利！借りられるもの・自前で用意するもの一覧

展示会ブースには大小さまざまな備品が必要になりますが、什器や間仕切りパネルなど通常の業務では使用しない物も多くあります。特に展示会への出展頻度が少ない企業だと、購入する費用が負担になったり、収納に困るといった悩みもあるでしょう。本記事では、便利なレンタルで利用できる物と個別に準備が必要な物についてご紹介します。

大きなものほどレンタルしやすくて便利

展示会ブースはそのコンセプトやデザイン、あるいは展示する物や配布する物によって必要な物が変わり、ブース面積によっても必要となる備品のサイズ感が異なってくるので、購入は難しいです。

しかし、こうした物ほどレンタルで使用できる可能性が高く、例えば紙媒体の配布物を設置するラックや、物品の展示場所を兼ねたカウンター台、ポスターなどをお洒落に掲示できるイーゼルなどは借りやすい什器の一例です。ハンガーラックや試着室など、自社での運搬が難しい大型什器も同様で、レンタルを利用すれば運搬や設置まで任せられる場合もあります。

また、購入すると高額なプロジェクターなどの映像機器やアンプをはじめとする音響機器も借りられるので、専門業者に相談するのがおすすめです。特に東京での展示会に他の地域から出展する企業の場合は、大型で設営に時間がかかるものほど借りた方が高効率の場合もあるので、依頼先の対応地域を確認のうえ、相談してみましょう。

ブースデザインに合わせて借りる物を選ぶ

展示会ブースづくりに必要な物品のうち、大型の物の多くはレンタルで利用することが可能で、中にはブース設営と備品の貸し出しを一括して請け負っている専門業者もあります。しかし、展示会ブースはそのデザインに趣向を凝らす企業も少なくないので、レイアウト次第では大型の備品も制作になる場合があります。

とはいえ、什器や照明器具などは一点からでも借りられる場合も多く、例えばデザイン性が問題にならない照明器具や音響機材はレンタルでコストを抑えることが可能です。また、遠方から東京の展示会に出展するにあたり、少しでも運搬する機材を少なくしたいと考えている時には、東京を対象としているレンタル業者に依頼することができます。

展示会ブースに必要な備品は大小を問わず借りられるものが多くありますが、レイアウト次第で誘導ポールが必要なかったり、フロアライトが必要になったりと必要な物が変わるので、早めにリスト化して見積もりを取ることが大切です。

自前で準備するべき物も多いのが展示会

展示会ブースで必要になる備品の多くはレンタルが可能ですが、展示物や配布物といった物品は出展者が自前で準備しなければなりません。加えて重要なのが消耗品と事務用品で、東京ビッグサイトのように周囲にコンビニがある場合でも、調達に行けなかったり品が無い可能性を考慮して事前に準備しておきましょう。

筆記用具やハサミはもちろん、すぐに手書きできるメモ用紙や荷物の開封などに使うカッター、書類の整理に使うクリップやファイルなどは小さくても変わりのない道具といえますし、ゴミ袋も必要です。

オンライン機器を使用するならWi-Fi関連機材や予備のLANケーブル、スマートフォンを使った名刺交換をするならモバイルバッテリーも必須です。飲食を伴うブースなら使い切りの食器のほか、使い捨ての手袋など衛生用品が欠かせませんし、感染予防を考えるなら消毒や清掃に使用できるアルコール消毒液、予備の使い捨てマスクも備えておくと安心です。

展示会ブースで必要となる什器やAV機器は多くがレンタル可能で、大型な物は設置まで依頼できるので運営スタッフの負担を軽減するためにも役立ちます。一方、自前で用意する消耗品や事務用品は多いので、リスト化してチェックすることがおすすめです。