例文も紹介！展示会のお礼メールは送付のタイミングで効果が変わる？

展示会で想定していたような結果が出なかった場合、その原因の多くはアフターフォローに問題があります。名刺交換やアンケートでメールアドレスを受け取った場合には、しっかりとお礼のメールを送って、次につなげましょう。今回は展示会のお礼メールについて、そのポイントやおすすめの送るタイミングを解説します。

そもそもお礼メールを送る目的・意味とは

展示会のお礼メールとは、来場いただいたことへの感謝や、商品の提案を伝えるために送るメールです。展示会では多くの同業者が出展しており、それぞれが力を入れて来場者へとアプローチしています。ノベルティや資料などの配布物に注力するのも、同様の目的といえます。

しかし来場者は短時間で効率よく情報収集しようとしているため、記憶に残るアプローチができていない可能性もあるでしょう。そこでお礼メールの送信が役立ちます。記憶が新しいうちにお礼メールを送り、自社ブースや営業担当者のことを思い出してもらうきっかけにするためです。

お礼メールはタイミングが大切！

展示会の来場者へは、なるべく早くお礼メールを送りましょう。早いに越したことはありません。なぜなら、展示会の来場者は限られた時間で多くのブースをまわっています。名刺交換の数も数えきれないほどでしょう。お礼メールを素早く送ることで、展示会での記憶を呼び起こし、印象付けられます。お礼メールをきっかけに話が進み、商談に結び付く可能性もあるでしょう。

お礼メールってどうやって書けばいいの？

お礼メールの重要性を確認したところで、次に出てくる疑問は「いったいどのような内容で送ればいいのか」でしょう。展示会のお礼メールには、いくつかのポイントがあります。お礼メール作成の際には、ポイントを押さえているか確認してみましょう。

個々に応じた内容にする

展示会のお礼メールを一斉送信で送っている企業も多いでしょう。簡単なお礼のみでも間違いではありませんが、個々のお客さんに応じた内容にすると、より印象付けられるでしょう。当日の会話を思い出し、悩みの共有や他社との違いを取り入れると有効です。

しかし展示会の規模によっては、一日で数百枚の名刺を受け取ります。一件ずつのメールを一から書くのは大変な時間と労力を要します。見込みの低いお客さんには一斉メールにし、見込みの高いお客さんのみに限定して個別メールを送ってもいいでしょう。

特典を用意しておく

来場者は展示会後、複数の企業からお礼メールを受け取ります。そのため受信メールを開封せずそのまま放置したり、開封して受信拒否設定されたりする可能性があります。これを防ぐため、特典を用意して最後まで読んでもらえるような工夫をしましょう。

期間限定のリンクを貼りつけ、お役立ち情報やノウハウを提供するのも一つの方法です。ほかにも割引価格の提示やオプションなど、自分たちに提供できるサービスがないか検討してみましょう。

例文

件名：○○展示会ご来場のお礼
＜会社名＞
＜来場者氏名＞様
平素よりお世話になっております。
<自社名><氏名>と申します。
先日は、大変お忙しい中「○〇展示会」にてお立ち寄りいただきまして、誠にありがとうございます。ご紹介しました弊社の<商品名><サービス名>はいかがでしたか。
当日は説明がいたらなかった点もあったかと存じますので、該当商品の資料を用意させていただきました。
お手隙の際にご覧いただけると幸いです。
商品に関してご不明な点がございましたら、下記お問い合わせ先または担当者までお問い合わせください。
まずは略儀ながら＜来場者氏名＞様のご来場のお礼を申し上げます。
引き続き、よろしくお願いします。
<署名>

まとめ

展示会は開催して終わりではありません。むしろアフターフォローの良し悪しで、展示会が成功するかどうかが変わってきます。展示会の分析にも時間や手間がかかり、大変な時期ですが、なるべく早くお礼メールを送りましょう。せっかく来場いただいた方に思い出してもらい、関係性を深めるチャンスでもあります。ぜひお礼メールの内容を熟考し、結果へとみちびきましょう。