展示会に出展する際にかかる費用を安く抑えるコツとは？

展示会は自社商品・サービスの宣伝や、顧客獲得の絶好の機会。しかし出展には、多額の費用がかかります。出展を検討しているものの、予算のやり繰りに頭を悩ませる担当者も多いのではないでしょうか。費用を安く抑えるにはコツがあります。今回の記事を読んで、費用を抑えながら展示会で成功を収めましょう。

展示会に出展する際にかかる費用の目安

まずは、出展にかかる費用の主な内訳を解説します。展示会の規模や出展の目的などと照らし合わせながら、費用の目安として役立ててください。

出展料

展示会に出展するにあたり必ずかかる費用です。使用面積で料金が変動します。面積は小間（コマ）という単位で表され、1小間＝3m×3mで設定されるのが一般的。全国規模であれば、1小間あたり約30万～50万円が相場です。地方自治体が主催の場合、数万円から出展できることもあります。

出展の目的が達成できそうな規模を選ぶことも大切です。さらに注意したいのが、出展料の内容。出展料のみの場合と、そのほかの費用を含む場合があるので、チェックしておくのがおすすめです。

ブースの施工・装飾費

施工費は床や壁、電気の工事費用を指し、場合により出展料に含まれていることもあります。装飾費は、こだわると際限がありません。しかし費用ばかりを考えてしまうと、見劣りしたり、ブランドイメージを傷つけたりすることも考えられます。

費用対効果とのバランスを取りながら、集客やブランディングが見込めるデザインを意識するとよいでしょう。材料費も合わせ、ブースの施工・装飾費は約50万～100万円が相場です。

運搬費

見落としがちですが、意外に大きな出費になるのが運搬費。実機の展示を予定している場合など、展示製品の運搬にかかる諸経費を指します。最低でも20万円を見込んでおく必要があります。

集客費

当日だけでなく、展示会前後のクライアントやターゲットへのアプローチも重要です。メールで済ませてもよいですが、必ず来てもらいたい方には案内状を送付するのがベスト。最近では展示会の専用サイトを制作し、随時情報を更新する企業も増えています。公式SNSと連携すれば、さらに効果的です。

また展示会後のフォローは、成果を確実にしてくれます。お礼のメールや資料送付などをすることで、より顧客獲得につながりやすくなります。費用がかかるポイントとして、サイトの構築や案内状の製作費、人件費が発生することを予定しておきましょう。

配布物、ユニフォームの製作費

展示会では配布物や、ユニフォームを新たに製作する必要が出てくることも。ユニフォームがあるとブースに統一感が出せ、来場者もスタッフがわかりやすくなります。企業のシンボルカラーや商品カラーを土台にすると、宣伝やブランディングとしても効果的です。パンフレットやノベルティも手に取ってみたい、もらって帰りたいと思わせるデザインが目指せるとよいでしょう。

当日スタッフの人件費

遠方からの参加になると、昼食代や交通費に加え宿泊費が発生します。またイベント用にMCやコンパニオン、ナレーターを依頼する可能性もあります。依頼する場合には、ランクに応じて費用がかかります。必須ではありませんが、イベントの規模によっては外部のプロに任せた方がスマート。結果として、好印象にもつながります。

展示会に出展する際にかかる費用を安く抑えるコツ

費用を抑えながら、出展の目的を達成するにはいくつかのコツがあります。ここでは、費用を抑えるうえで注意したいことや着眼点を解説します。

費用を抑えるときの注意点

費用を意識する前に、もっとも重要なのが出展する目的を明確にすることです。目的を達成するために動かなければ、意味がありません。これらを大前提としたうえで、費用を抑える部分とかける部分を検討していきましょう。

出展ブースの位置や広さ

出展料は、小間の広さや位置により変動します。集客効果が期待できる小間には、追加料金が発生します。安易に追加料金のない小間を選ぶと、閑散としたブースになってしまうことも。小間の費用は予算や出展の目的に応じて、精査が必要なポイントです。

また展示会によっては、早期申し込みで割引になる場合があります。特典をうまく利用することも、費用を抑えるコツです。

パッケージブースを利用する

ブースの施工を各自で準備する場合、主催者側がパッケージブースというものを販売していることがあります。これはブースのセット売りを指します。外注よりも安いため、施工費の削減には効果的。しかしパターンが少ないと差別化が図りにくく、オリジナリティに欠けることがあるため、注意が必要です。

外注先の選定

内製する部分と、外注する部分の判断は難しいもの。費用がかさみますが、運営までをトータルサポートしてくれる業者に依頼するのも、1つの手段です。一貫したプロデュースを依頼することで、業者も全体調整がしやすくなり、コスト削減に対応しやすくなります。

また担当者にとっても連絡調整の手間が減り、社員だからこそできる業務に専念できます。結果として、さらなるクオリティアップも見込めるでしょう。

補助金の導入

費用の捻出が難しいときは、補助金の導入もおすすめです。自治体には、中小企業の展示会出展を対象とした、補助金制度があります。金銭面で出展を断念することなく、展示会費用の一部を補うことが可能です。

しかし申請すれば、必ず交付されるものではありません。回数制限などの条件があるため、事前にチェックしておきましょう。また補助金は、展示会の開催前には受け取れません。交付されるまでは、自社で立て替えとなるので注意が必要です。

まとめ

展示会への出展は大きな支出になりますが、調整できるポイントや制度を知ることで、賢く費用を抑えられます。また出展の目的を明確にし、担当部署で共有することも非常に重要です。目的の達成に向けて、着実に準備を進めることで、成功へと近づきます。ぜひ費用を安く抑えるコツを活用して、出展の効果を最大限まで高めてください。