展示会ブース施工業者に依頼してから完成までの期間はどれぐらい？

展示会を東京で開催することになったら、ブース施工やデザインを依頼する業者選びも、展示会を成功させるために欠かせない要素になります。展示会のブース施工業者を探してから、依頼、完成までにはある程度の期間を要します。

規模にもよりますが、出展を決めてから開催日までの準備期間は2～4ヶ月程度かかることが一般的です。余裕を持って展示会準備をすすめるためにも、ブース施工業者に依頼してから、完成するまでの流れについて理解しておきましょう。

展示会業者を比較して決定、依頼する

東京で展示会のブースを施工、デザインしてもらえる業者も、探してみるとかなりの数があることがわかります。インターネットを使えば、気軽に業者をピックアップしたり、見積もりを出してもらったりすることができます。しかし、展示会ブースの施工やデザインについて、こちらの要望をより正確に把握してくれる業者の対応を見極めるためにも、気になる業者には直接話合いの場を設けるようにしましょう。展示ブースの施工・デザイン業者は、依頼主からの要望をよくヒアリングすることで、より詳しい見積もりや提案が行いやすくなります。

展示ブースの業者も、最初から一つに決めるのではなく、複数の業者にコンタクトを取って、相談、見積もり依頼をするようにします。いくつかの業者を比較することで、より良い業者が見つかりやすくなるからです。見積もりや提案、対応などを比較してみて、ベストな業者が決まったら、再度業者に連絡をして、契約を結ぶ準備を行います。契約を結んだ施工業者からは、発注書が送付されてくることがほとんどですので、内容をよく確認してから、サインして契約を結びましょう。契約を結んでから、日程などの詳しい最終調整を、施工業者とともに行います。

展示ブースの施工や設営の準備、完成まで

展示会ブースやデザインに関しては、見積もりを取るときに業者とよく相談してあるはずですので、それにしたがって展示ブースの施工や設営工事が行われていきます。業者との契約後に、設営工事に関するさまざまな最終確認を行うことになりますので、漏れや間違いがないかをよく確認しておくようにします。もしも、ブースを作るときに、持ち込みでパネルやモニターを設置したいときも、業者によっては搬入のサポートをしてくれますので、搬入予定があるときは、事前に業者に相談しておきましょう。

基本的には展示会前日に展示ブースの施工工事が全て完了することがほとんどですが、１日で施工を依頼されたときは、その完成が夕方や夜になることもあります。また、ブースのデザインや装飾によっては、工事が1日で終了しないこともありますので、時間に余裕をもって工事を依頼するようにしましょう。

展示ブースが完成したら、前日に展示品の搬入が可能となるところがほとんどですので、スムーズに搬入できるように、準備しておきます。ブースが完成してからは、装飾やデザインなどに不備がないかを、顧客立ち合いのもとで業者とチェックすることになります。展示品の搬入後や、展示会開催中に、展示ブースのデザインや装備に漏れや不備が見つかっては困りますので、チェックポイントを予め決めておくと、作業がスムーズにすすむでしょう。

展示会終了後の展示ブースの撤去とアフターフォロー

展示会の終了に合わせて、終了時間前から会場の外で業者が待機してくれることがほとんどです。展示会終了後は、速やかにブースの撤去作業を行います。併せて、顧客が持ち込んだパネルやモニターについても、設置の時と同様に撤去作業もサポートしてくれますので、安心して作業も任せられるでしょう。業者によっては、アフターサポートを設けており、次回の展示会ブースの相談や装飾、その他の要望についても相談できるようになっています。

ブースの依頼から完成、撤去までには一定の期間が必要です。依頼すれば短時間でブース設置が可能な場合もありますが、デザインや機能が制約されてしまうことがあります。希望する展示ブースを施工してもらうためにも、余裕を持って業者を決めて依頼するようにしましょう。