展示会の案内状の書き方を知ろう

自社の展示会に多くの集客を望みたいときには、既存の取引のある企業などに案内状を送り、自社の展示会ブースに来てもらうように呼び掛けることも大切です。

ダイレクトメールなどで効率よく伝えるという手法もありますが、心のこもった案内状を送るということは相手にとっても自分の所が特別な関係であるという印象付けをすることもできます。

まず気を付けておきたいポイントは何か

まずは何といっても自社のブースの位置や展示内容を分かりやすく伝えるということが基本になります。どんなに文章にこだわって丁寧に書かれたものであっても、場所やどんなものを展示するのか分からなければ自社のブースに足が向かない可能性も高くなります。

展示会ブースに来てもらうための案内状になるので、まずその基本は押さえておきましょう。その際注意して欲しいのが、展示内容や必要なものなどの記載を重要視して、正式な展示ブース名を記入し忘れないようにすることです。

会社名や展示内容などだけでは展示会ブース名を想像できない場合もあるので、とにかく相手に分かりやすいかどうかという点を重視しましょう。また、文頭に時候の挨拶なども忘れないようにしましょう。

こうした案内状は、ビジネス文書という意味合いも強いため、通常のビジネス文書などと変えてはいけない部分も多々あります。意外と忘れがちなのが担当者の連絡先の記入です。

会社そのものの電話番号やメールアドレスなどは記入されていても、直接担当につながる連絡先の記入を忘れると、相手が知りたい情報などを伝えるのに時間がかかる可能性があります。そのように相手に手間を取らせないようにすることも大事です。

どのような方法で案内を送るかも考慮しよう

案内状を送る際には、どのような媒体で送るかということも重要になってきます。できる限りはがきや封書などの媒体で送るほうが気持ちが伝わりやすいですが、東京などの大都市圏でおこなわれる大規模イベントの際や、訪問して欲しい相手が多いなどと言う場合には、送るまでに時間がかかってしまします。

そのようなことを避けるためには、状況に応じてフレキシブルに対応をする必要があります。なるべく早く、多くの企業に案内状を送りたいときにははがきタイプのもの、しっかりと自社の展示内容などを相手に伝えたいなどというときには封書タイプのものでというように使い分けをすることが大事です。

また、それぞれのタイプごとに情報の掲載以外にも工夫をして集客につなげることも大事です。例えば、はがきタイプのものにこのはがきを持参するとノベルティがもらえるなどの記載をしておいたり、封筒タイプのもの封筒に自社の展示会に展示するものやそれ以外の商品名を記載したりなどといった工夫も求められます。

テンプレートなども活用するとなお良し

どうしても案内状などを書く機会が少なく、きちんとしたものが送れるか不安だという人は、テンプレートなども参考にすると良いでしょう。今では無料で案内状を始めとしたビジネス文書のテンプレート集などを見ることができます。

これまでに何度か案内状を書いてきたという人でも、テンプレートなどを見ることによって間違っていた部分に気づくこともあります。そのような確認の意味でも、いろいろなテンプレートなどを改めて見てみるのも良いのではないでしょうか。

心がこもっていて、自分の知りたいことが分かりやすく書かれている案内状をもらうと、そのブースに行って見ようかなという気持ちになります。相手をそのような気持ちにさせるには、書き方の基本を知ったうえで、さまざまな読みやすく分かりやすい工夫がなされているものを作る必要があります。

展示会ブースの集客方法には最近開発されたような手法もいろいろとありますが、まずこのような基本的なことを重視することも集客の基本と言えます。