展示会ブースは受付で印象が変わる？

東京などの大都市圏でおこなわれることの多いビジネス分野などの展示会で、集客につなげるために気を付けておきたいポイントはいくつもあります。それは、入りやすいブースであるか、情報は見やすいか、看板などは来客者の興味を引くものかなどです。

そして、その中で大事なポイントの一つに受付の印象というものがあります。

明るい雰囲気であることが第一条件

まず、なんといっても受付の雰囲気が明るくなければなりません。これは受付の照明などの問題だけでなく、人間の雰囲気なども指しています。入り口など来客者が足を止める所の照明に工夫をするということは、受付の人間の雰囲気を良く見せる意味もあります。

また、人間のモチベーションというのも非常に重要です。こうしたイベントの展示会ブースにいる人たちの多くは、展示会を成功させようとやる気になっている人がほとんどですが、中にはあまり乗り気でないのを隠せない人もいます。

そのような人がいると周りにも悪影響を及ぼしますので、展示会に出展する意味をグループの中でしっかりと共有し、一丸となって展示会に臨むことが良い雰囲気づくりにつながります。そのような雰囲気は周りの人たちも敏感に察知しますので、努めて明るくふるまうようにすることも大事です。

徹底的に対応をマニュアル化することも大事

受付業務は、形式的な業務の他にさまざまなイレギュラーの業務もおこなわなければいけないときもあります。そのようなときに、どこまでが受付スタッフの仕事で、どこからがブースの担当者の業務なのかを明確にしておく必要があります。

その線引きがあいまいになると対応に困ってしまい、せっかくの来客者を待たせてしまったりするおそれもあります。受付スタッフがおこなう業務をマニュアル化して、そのマニュアル以外のことが起こった場合は即座に担当者に連絡するなどといった対処法を確立しておく必要があります。

また、そのマニュアルをきちんと把握するために展示会ブース設営のときなどにリハーサルをしておくとなお良いでしょう。想像できる範囲で構いませんので、起こりそうなイレギュラーに対するリハーサルなどもおこなっておくとより本番に安心して向かうことができます。

一つでも多くのシチュエーションを想像しておけば、いざというときに慌ててしまうリスクも軽減できます。展示会ブースで起こったトラブル例などを事前に確認しておくと良いでしょう。

ブースに合わせた服装にも気をつかう

展示会ブースに合わせた服装などにも気をつかう必要があります。東京などの大都市圏では、ビジネス分野の展示会以外にもさまざまなジャンルのイベントがあります。

中には複合型のイベントなどもあり、どの展示会ブースでもスーツなどのフォーマルウェアで臨むなどということがかえって違和感を覚えさせるということにもなりかねません。

そうした洋服のTPOの他にブースに合わせた色使いという点にも気を配りましょう。色が人間に与える印象というものは細かい点ですが、深層心理に働きかける効果があります。明るい色や落ち着いた色など、そのブースに合わせたものを選びましょう。

展示会に出展する際には、非常に幅広い分野のことに気を付けなくてはなりません。特に東京でおこなわれる大規模イベントなどではライバル企業の出展も多く、少しでも他の企業と差をつけて一人でも多くの来場者に足を止めてもらいたいと考えるでしょう。

そうしたときに商品やサービスの豊富な情報を提供したり、派手な演出や個性的なキャッチフレーズなどを考えるのも大切ですが、受付のスムーズさやブースの過ごしやすさなどといった来客者のことを考えることも大事です。