展示会ブース施工業者の仕事内容は？

展示会を開催することになったときは、展示会で使用するブースやデザイン、装飾から施工までを全て専門業者に依頼することがほとんどです。

納得いく展示ブースを作ってもらうためにも、展示ブース施工業者の仕事内容について理解しておくと役立ちます。

顧客の要望を聞き取り、それに合った提案をする

展示ブースにはさまざまなデザインや機能を持っているものがありますので、まずは、顧客がどのような展示ブースを求めているのかを正確に把握する必要があります。相談や見積もりに関しては無料で行っている業者も多く、メールや電話にて行うこともできますので、気軽に相談できるでしょう。また、遠方から展示会ブースの施工を依頼する顧客に対しては、電話にて対応してくれることがほとんどです。

展示ブースに求める要素を具体的に表現することが難しいことも出てきます。業者によっては、今までに自分たちが手がけた展示ブースをプレゼンテーションすることで、顧客が展示ブースに求めるものを具体的に伝えられるように、サポートしてくれるのです。顧客から、展示ブースに求める要望を詳しく聞きだし、具体的な図面やデザインを作成しますが、プランを作成するまでに1週間前後の期間が必要になることがあります。プランが完成したら、顧客にチェックしてもらいますが、併せて正確な見積もりも出します。その時点で、顧客よりさらなる依頼や追加点が出てきたら、再度図面やデザインを作成することも出てきます。

契約を結んでから施工工事に取り掛かる

顧客と契約を結ぶことになったら、発注書を顧客に送付して内容や予算について最終確認してもらってから、契約書にサインをしてもらいます。その後施工工事に取り掛かりますが、その前に展示ブースのデザインや機能などについて、顧客と何度か話し合いを重ねながら、重要点について確認しておきます。

展示ブースの設置は1〜2日で行うことがほとんどですので、予め材料を用意して、展示会会場で組み立てられるように準備をすすめておきます。施行日当日は、作業をスムーズに行えるように、経験豊富なスタッフが担当します。展示会主催者が用意した基礎パネルに合わせて、用意したパネルを組み合わせていき、展示台やパラペットなどの位置を決めていきます。予めデザインを決めてもらった壁紙を丁寧に貼り付けていき、社名やロゴ、パネル、スポットライトなどを取り付けて、ブース装飾を完成させていくのです。

施工は基本的に展示会の前日までに終了させることがほとんどですが、1日で施工するときは、夕方から夜まで施工に時間がかかることもあります。展示ブースが完成した前日から、展示品の搬入をお願いしていることがほとんどですので、展示品の搬入や持ち込み品の設置も、必要に応じて手伝いを行います。展示ブースが完成したら、デザインや機能に不備や不満な点がないかを、顧客とともにチェックします。

会期中のフォローとアフターフォローを行う

展示会が開催されてからも、期間中に起こったトラブルや不具合に対応する必要が出てきます。会期期間中に顧客から質問や要望があれば、現場まで出向いて、必要な作業を行います。展示会が終了する時間に合わせて、撤去作業がスムーズに行えるように、会場外で待機していますので、終了後、速やかに撤去作業に取り掛かります。顧客が持ち込んだ展示品などについても、撤去作業をサポートします。展示会終了後も、顧客からの要望や希望があれば、聞き入れ、次回以降も展示ブースの設置や装飾の依頼があれば、気軽に相談できるようにしています。

展示ブース施工業者の仕事は、契約前から、契約終了後まで多岐にわたっています。安心して展示ブースの施工を依頼するためにも、信頼できる業者を探すことが、重要になってきます。顧客に満足してもらうために、さまざまな努力や工夫をしていますので、展示ブースについて気になる点などがあれば、何でも業者に相談するようにしましょう。