展示会に出展する際に必要なもの一覧！事前にリスト化しておこう

展示会ではさまざまなものを用意する必要があります。なかには準備に時間を要するものもあることでしょう。早めに必要なものをリスト化しておくことで、新たに購入すべきか、すでにあるもので充分であるかも把握でき、無駄な出費を抑えることも期待できます。必要なものを項目ごとにわけて紹介するので、リスト作成の参考にしてください。

展示会ブースのディスプレイに使うもの

必要なものを考えるポイントは、いかに来場者の目を引くかどうかです。少しの工夫で何のブースかを把握してもらえるでしょう。

名刺受け箱

来場者の名刺をいれてもらうボックスです。後日連絡がほしいという意思表示でもあるため、利用されることはあまりないといえるでしょう。しかし、見込みの高い来場者の名刺を受け取ることができるため用意することをおすすめします。名刺受け箱に「スタッフが空いていない、もしくはお時間がない場合は名刺をお入れください。後日ご連絡差し上げます」と記載しておくとより丁寧な印象を与えることでしょう。

パンフレットやカタログのスタンドやラック

スタンドやラックを使用することで、平置きの状態よりも来場者の目にはいりやすくなります。スペースの有効活用にもなるでしょう。

受付用看板

来場者に自社名を認識してもらいやすくなり、さらに来場者をスムーズに自社ブースへ誘導することもできます。

展示会ブースの運営で使うもの

出展者パスやメモ帳・ペンなどの必ず必要なもの以外を紹介します。

展示会運営マニュアルや来場者リスト・スケジュールなど

パソコンで確認する時間はないと考えましょう。運営に必要な資料は必要部数より少し多めに印刷して持参します。ただし、個人情報や機密事項の取り扱いには注意が必要です。

主催者や担当者の連絡先

なにかあった場合、会場を走り回って探さなければいけないことも。連絡先をひかえておくことで、迅速な対応ができるでしょう。

配布物を入れる封筒や紙袋

会社のロゴのある封筒や紙袋の使用をおすすめします。クリアフォルダにいれてもよいでしょう。配布物がきちんと入るサイズのものを用意します。

アルコール消毒

アルコール消毒の持ち込みをする際、会場によっては申請が必要なことも。体に触れる展示品などがあれば忘れずに用意します。

アンケートを実施するときに使うもの

いずれも、多めに準備しておくと安心できるでしょう。

回収や分類に使用するファイルや袋

アンケート用紙を回収した際に使用するファイルや袋を用意しておくと便利です。余裕があれば、バックヤードで単純な仕分けが行えれば効率が上がることでしょう。

ホチキス（針）・ボールペン・クリップボードなど

いずれも紛失しやすいため多めに準備しておくことをおすすめします。ホチキスは記入したアンケートと名刺をとめる際に便利です。

アンケート用紙のデータ

多めにアンケート用紙を用意するのは当然ですが、もしものときのためにデータも持っていきましょう。コンビニなどで印刷できるようにします。

セミナーやプレゼンテーションを実施するときに必要なもの

登壇者への気配りを忘れないようにしましょう。

登壇者が使用するもの（水・レーザーポインターなど）

登壇者が持ってこなくても問題がないよう、準備をしておくことをおすすめします。控室にはハンガーを用意するなど、細やかな気配りが必要です。

時間を伝えるもの（ベル・ホワイトボードなど）

残り時間を伝えることができる道具は忘れずに用意しましょう。

マイクやプロジェクターなど

マイク・プロジェクター・アンプ・コネクターなどは会場に準備があるかをあらかじめ確認します。早めに確認することでスムーズに準備が進められるでしょう。

試食や試飲を行う場合に必要なもの

いずれも、念のため多めに準備しておくことをおすすめします。

残った飲食物を入れるための容器

食べ残しや飲み残しを入れるバケツなどを持っていきましょう。

ゴミ袋・ゴミ箱

液体を扱う場合、ゴミ袋を二重にして使用することをおすすめします。念のため、多めに持っていくと安心できるでしょう。

ウエットティッシュ・ティッシュペーパーなど

来場者も使用できるように多めに持っていきましょう。

アルコール消毒

ひとつだけだと混雑する恐れがあるため、いくつか準備しておくことをおすすめします。

展示会ブースを掃除するときに必要なもの

ほうきやゴミ箱の用意は当然ですが、粘着シート（コロコロ）は非常に便利です。掃除機でとりきれない細かいゴミなどが簡単に掃除できます。

電子機器を使うときに必要なもの

延長コードは長めのものを用意すると便利です。急なレイアウト変さらにも対応できます。三又ソケットも同様に重宝することでしょう。

展示会ブースであると役立つもの

展示会場に持っていけば役に立つ、便利なグッズを紹介します。

大きめのクーラーボックス

登壇者の飲み物だけでなく、スタッフ用の飲み物の保管にも使用できます。白布などをかぶせると簡易な台にもなります。

輪ゴム・クリップ・ハサミ・油性マジック・ガムテープなど

文房具類は、使わない可能性もありますがあると便利なものです。

カメラ

ブースやディスプレイの撮影に利用します。

事前に準備するものをリスト化しておくことで、前日や当日に慌てなくてすむことでしょう。とくに会場側で用意のあるものは、できる限り早めに確認しておくことをおすすめします。もしものときを考えて荷物が多くなりやすい人も、リストを作成することで必要最低限の荷物に抑えられるかもしれません。