展示会ブース作成を業者に依頼する流れ

魅力ある展示会ブースを設営し来場者数を増やすためにも、専門業者の力が欠かせなくなります。
展示ブース設営を専門業者に依頼することになったときの流れについて、事前に理解しておくと役立ちますので、簡単に流れについて説明していきます。

業者への問い合わせから打ち合わせまで

展示会ブースを設営してくれる業者の数は、思っていた以上に沢山みつかることがあります。
その際は、業者の規模や経験、予算などを考慮しながら、インターネットなどを利用して良さそうな業者を複数ピックアップしていきます。
そして、業者に展示ブース設営について相談し、具体的なプランと費用を出してもらうようにするのです。

打ち合わせは電話やメールでも行えますが、やはり直接業者の担当者と会って話をしたほうが意思疎通がしやすいでしょう。
打ち合わせのときは、展示会出展の目的、メインとするターゲット、装飾に関する希望や展示会までのスケジュールなどについて聞かれると思いますので、しっかり答えられるように内容をよく考えておきます。

もしも、答えがみつからないときは正直に伝えると、業者からさまざまな質問を投げかけて、それを参考に最適なアドバイスやプランを考えてくれます。
業者との話し合いの後で、顧客の要望を基にしたプランと見積もりを業者が出してくれますので、それを確認してみましょう。

自分たちの要望が業者にしっかりと届いているかによって、提案してくれたプランの満足度が大きく変わってくると思います。
いくつかの業者から提案されたプランや見積もりを比べてみて、自分たちにとってベストな業者をよく話し合って決めるようにします。
また、ほとんどの業者にてプランを作成するまでに1週間ほどの時間を要しますので、業者選びは時間に余裕を持って行うようにします。

契約から展示ブース設営までの流れについて

プランや費用を確認して、依頼する業者が決まったら契約に入ることになります。
契約を結ぶ前に、ほとんどの企業が最終確認の案内を作成してくれると思いますので、漏れや誤りがないかをよく確認してから、契約書にサインするようにしましょう。
また契約前後でも依頼内容に修正などが起こったときは、随時プランの修正や見積もりを提出してもらうようにすると、安心です。

展示ブースの設営はその主催者によって異なりますので、出展スケジュールについて主催者によく確認しておく必要があります。
展示ブース設営業者は、基本的には施工期間初日から施工を開始することがほとんどですので、それに合わせて商品やその他の搬入物を用意できるようにしておきます。

また、施工前には何度か業者と打ち合わせの場が設けられており、細かい点について確認作業を繰り返していきます。
確認作業を怠ってしまうと展示ブース設営後にミスや修正が出てくるリスクが高くなりますので、業者からの確認事項はよく目を通すようにしてください。

展示ブース設営から確認、引き渡し、フォローまで

展示ブースの設営が完了し、会期前日には顧客立ち合いのもとで最終確認作業が行われます。
装飾内容など業者に依頼した点に不備がないかを、一緒に確認します。
このときにもしも不備や修正がみつかったら、その時点で速やかに対応してもらうようにします。

その後、荷物などを搬入しますが顧客持ち込みのディスプレイなどがあれば、設置作業を業者が手伝ってくれますのでお願いしましょう。
展示会が始まってからも、どんなことにもすぐに対応できるフォロー体制が整っていますので、気になる点や不備がみつかったときは速やかに業者に連絡するようにします。
展示会終了後は、業者がすぐに撤去作業をしてくれますので、お任せし、その後支払手続きに入ります。

展示会をスムーズに進行するためにも、業者はさまざまなサポートをしてくれます。
また、アフターフォローにも力を入れており、利用時に感じたことなどを伝えておくと、サービス向上のために役立ててくれますし次回の展示会のことなどについても相談できます。