展示会ブースで使用する什器はいつまでに用意すべき？

展示会ブースで配布物を設置したり展示品を設置したりするために欠かせない什器は、レンタルによる利用もしばしば行われるものですが、いつまでに手配すればいいのか分かりづらい備品のひとつです。ここでは展示会のスケジュールと合わせて什器を用意するタイミングや、購入とレンタルの違いとメリットについて説明します。

展示会出展は1年前から始まる！

多くの企業が自社の商品やサービスについて紹介する展示会は、出展者にも来場者にも新たなビジネスチャンスをつかむためには重要なイベントです。しかし、出展する側にとってはブースのレイアウトやデザイン、備品の準備といった複数の手順が必要になる大きなイベントでもあり準備には時間がかかります。

単純に展示会ブースを出展するだけであれば最短で3か月程度あれば準備は整いますが、少なくない予算を必要とするため、何を目的としてどのような展示会に出るのかを検討することが重要です。

展示会の中には東京ゲームショウのように毎年定期的に開かれるものがあるので、定期的なイベントの場合は実際に現地を訪れてブースレイアウトなどを研究することができます。準備期間にこうした研究を含めると、翌年の出店を目指すことになるので、1年間の準備が必要になるのです。ただし、出展が決まった後にブースの準備を始めるのは半年前からが本番といえます。

什器は3か月前を目安に手配しよう

展示会への出展目標が定まったなら、予算を確保して申し込み手続きを完了させます。一般的には展示会会期のおよそ半年前までには申し込みが行われるので、ブース設営に関わる準備は半年前の時点から始まります。

展示会ブースのデザインはそれまで接点のなかった企業の担当者に対する訴求力や、一般の消費者が来場するイベントにおいては直接の集客力に直結するもので、予算やイメージに合わせて専門業者にデザインや設営を依頼することが多いです。

ブースのデザインをする段階では何をどこに配置するのか、そのためにはどんな什器が必要になるのかといった具体的なアイディアが必要になるので、デザインを依頼した業者に相談したり、レンタル業者のカタログを参考にするなどしながら必要な什器を選びましょう。この時期には来場記念品やパンフレットの手配、人員や物資の移動計画など作業が多いのでToDoリストを作って計画的に進行していくことが大切です。

レンタルと購入はメリットを考えて選択しよう

展示会ブースに必要な什器はレンタルで利用できる物も多くありますが、購入して使用することも可能ですが、大型の什器は高額で輸送にもコストがかかるため、メリットの多い方を選択する方が無難です。

購入の場合は必要な什器が必ず使用でき、その後も自社で自由に稼働できるというメリットがありますが、ブースのレイアウトに急な変更が入った場合にサイズ変更ができない点には注意が必要です。

レンタルの場合、レイアウトに変更があっても時間に余裕があれば別の物を選べるメリットがあります。また、多くの展示会が開かれる東京へ他の地方から出展する場合には、東京都内への配送や設営を一括して依頼できる業者を選べば、輸送コストを抑え設営から撤去までをスムーズに進められます。

しかし、レンタルできる什器はカタログにある物という制約が生じるため、什器に基づくブースデザインをするのであれば、それと同時に東京への輸送や設営人材の確保を検討しましょう。

展示会で必要となる什器を確実に準備するためには、展示会会期の3か月前までに余裕をもった購入やレンタルの手配が必要です。大型の什器は設営に人材が必要なので、用意する際には輸送や設営の計画を合わせて決定しましょう。